Personalbericht 2023

Personal als Zukunftsthema

Grafik (c) Personalamt

Anfang 2022 ließ die pandemiebedingte Belastung nach. Doch nach dem russischen Angriff auf die Ukraine war sofort die nächste Krise zu bewältigen: Viele Geflüchtete wurden aufgenommen, untergebracht und versorgt, Hilfs- und Unterstützungsprogramme aufgelegt, Energiesparkonzepte entwickelt und umgesetzt.

Auch besondere Aufgaben wie die Vorbereitungen für das neue Wohngeld bedeuteten hohen Aufwand. Parallel stellt der Fachkräftemangel auch den öffentlichen Dienst vor Herausforderungen.

In diesem Umfeld enthält der Personalbericht 2023 die Personalstrukturdaten des Jahres 2022 und gibt Einblicke in zentrale strategische Handlungsfelder des Personalmanagements der Stadt Hamburg. Unsere Darstellung der zentralen Informationen folgt der Gliederung des Berichts in sieben Kapitel, die als Zukunftsthemen gelten.

Personalstruktur

Zum 31. Dezember 2022 betrug der statistische Personalbestand der Stadt Hamburg 77.969 Menschen, 908 mehr als 2021 (Vollkräfte 67.690,8; +560,4). Darunter waren 42.118 Beamtinnen und Beamte und 35.851 Tarifbeschäftigte. In den Bezirksämtern, an den Hochschulen und in den Landesbetrieben überwiegen die Tarifbeschäftigten inzwischen deutlich.

Hinzu kamen 4.866 Auszubildende (3.055 Nachwuchskräfte, 1.811 sonstige Auszubildende). Inklusive sonstiger und geringfügig Beschäftigter sowie der Beurlaubten und Erkrankten ohne Entgelt lag die Zahl aller Beschäftigungsverhältnisse bei 91.466. 37.472 Menschen empfingen Beamtenversorgung, 26.483 eine Zusatzversorgung. Die Personalaufwendungen lagen insgesamt bei ca. 5,9 Milliarden Euro.

Der Frauenanteil stieg erneut auf jetzt 57,3 Prozent (2018: 55,9 Prozent). Die Teilzeitquote betrug 37 Prozent, die Quote schwerbehinderter Menschen 6,6 Prozent (2021: 6,9 Prozent). Die Beschäftigten waren im Durchschnitt 45 Jahre alt, ein Jahr jünger als noch 2017. Der Anteil der Beschäftigten unter 30 Jahren stieg weiter und liegt aktuell bei etwa 11 Prozent. Strategisches Ziel ist eine ausgewogene Altersverteilung, die Stabilität und Kontinuität ebenso sichert wie den Wissenstransfer an eine jüngere Generation, die neue Ideen und Impulse in die Verwaltung einbringt.

Personalsteuerung

Im Jahr 2022 arbeiteten durchschnittlich 35,8 Beschäftigte für 1.000 Menschen in unserer Stadt (2021: 36,2). Mit dem Kreativkonzept "Jobs so bunt wie das Leben", der Website www.karriere.hamburg und digitalisierten Bewerbungsverfahren will sich die Stadt Hamburg als attraktive Arbeitgeberin gut positionieren, um dem Fachkräftemangel zu begegnen. Ein Bewerbungsmanagementsystem (BMS), das inzwischen von rund 60 Dienststellen genutzt wird, verbessert den Bewerbungsprozess für Bewerbende wie Personalabteilungen gleichermaßen.

Insgesamt wurden 6.047 Stellen ausgeschrieben, 2.091 davon intern. Pro ausgeschriebene Stelle gingen im Durchschnitt 10,6 Bewerbungen ein, immerhin 74,4 Prozent der Stellen konnten im ersten Anlauf besetzt werden. In den Berufsgruppen Ärztinnen und Ärzte, Technische Dienste sowie IT-Fachkräfte sind die Herausforderungen weiter hoch. Trotz besonderer Fachkräftestrategien konnten hier nur ca. 62 Prozent der ausgeschriebenen Stellen besetzt werden. 1.220 Nachwuchskräfte nahmen eine Ausbildung oder ein Studium auf.

In Zeiten des Fachkräftemangels gilt es natürlich auch, die eigenen Beschäftigten zu halten. Die Fluktuationsquote lag mit 5,3 Prozent (11 Prozent inklusive befristeter Beschäftigungsverhältnisse) niedriger als in anderen Bereichen, was als Indiz für Zufriedenheit und eine hohe Identifikation gewertet wird. Auch die Förderung der Mobilität innerhalb der Gesamtorganisation soll dazu beitragen und die persönliche und berufliche Entwicklung der Beschäftigten unterstützen. Im Jahr 2022 wechselten 5.011 Beschäftigte durch eine erfolgreiche Bewerbung ihre Entgelt- oder Besoldungsgruppe, bei 980 Beschäftigten veränderte sich die Laufbahngruppe. Die Zahl der Befristungen ging insgesamt leicht zurück: In der Kernverwaltung betrug sie 7.349 Beschäftigte (-496), in den Landesbetrieben (912; +142), den Hochschulen (886; +70) und den öffentlichen Unternehmen (3.272; +162) stieg sie jeweils an.

New Work

Die Beschäftigten der Stadt Hamburg können bis zu 60 Prozent ihrer regulären Arbeitszeit flexibel an einem anderen Ort arbeiten, z. B. im Homeoffice, wenn es ihre Arbeit zulässt. Damit einher gehen neue Formen der Zusammenarbeit, aber auch Überlegungen zu Flächenbedarfen und neuen Raumkonzepten.

Um die komplexen Anforderungen erfüllen zu können, wird die bereichsübergreifende Kommunikation immer wichtiger. So haben sich etwa Beschäftigte aller Behörden in einem "Transformation Board" zusammengetan, um die digitale Transformation zu begleiten. Eine gemeinsame Jahrestagung der Leitungen der Bereiche Haushalt, IT, Organisation und Personal diente dazu, Lösungen für bereichsübergreifende Herausforderungen zu finden. Umfragen unter den Beschäftigten sollen Meinungsbilder zu verschiedenen Themen einholen und dazu beitragen, das Arbeitsumfeld zu verbessern.

Gesundheit

Im Jahr 2022 stieg die Fehlzeitenquote deutlich auf 8,5 Prozent (+1,8 Prozent). Dies dürfte nicht allein auf die starke Erkältungswelle am Jahresende zurückzuführen sein, wie es der Bericht nahelegt. Im Vergleich zu den Vor-Coronajahren liegt der Anstieg bei über einem Prozent, was einen Bezug zu den seit Jahren andauernden Belastungen durch wechselnde Krisen mindestens nahelegt. Die Zahl der Dienstunfähigkeitsfälle ist geringfügig gestiegen (169; +11).

Der Anstieg der Sabbaticals - längerer freiwilliger Auszeiten - auf 1.724 (2020: 1.485) deutet ebenfalls auf eine vielfach empfundene Notwendigkeit hin, einmal durchzuatmen und neue Kraft zu tanken. Zugleich zeigt sich darin, ebenso wie in der hohen Teilzeitquote, dass die Arbeitgeberin Hamburg attraktive Angebote im Hinblick auf eine gute Work-Life-Balance machen kann.

Diversity (Diversität)

Mehrsprachigkeit und migrationsgesellschaftliche Kompetenzen helfen der Verwaltung, die Anliegen der unterschiedlichen Menschen unserer Stadt gut aufzunehmen und zu bearbeiten. Daraus resultierte das Ziel, 20 Prozent der Auszubildenden und Studierenden mit Migrationsgeschichte einzustellen. Dieses wurde 2022 mit 23,8 Prozent im dritten Jahr in Folge übertroffen. Für 2024 wird der Zielwert auf 25 Prozent angehoben, lediglich für Vollzugsdienste bleibt er vorerst bei 20 Prozent. Die Beschäftigungsquote von schwerbehinderten und diesen gleichgestellten Menschen liegt mit 6,6 Prozent weiter über der gesetzlichen Quote von 5 Prozent und der Selbstverpflichtung des Senats (6 Prozent). Diversität wurde als tragende Säule in die Strategie des Personalamts aufgenommen und soll in personalpolitischen Instrumenten und Maßnahmen zu deren Umsetzung verstärkt berücksichtigt werden, zum Beispiel bei der Neukonzipierung des Beurteilungswesens, Fortbildungsangeboten oder Veranstaltungen für bestimmte Personengruppen.

Organisation der Personalarbeit

Digitale Portale eröffnen den Beschäftigten zunehmend die Möglichkeit, Aufgaben unabhängig von der Personalverwaltung zu erledigen. Dies soll Zeit und Kosten sparen, die Effizienz steigern und die Fehlerquote reduzieren, während zugleich mehr Transparenz und Zufriedenheit für die Beschäftigten geschaffen werden. Das Angebot findet offenbar Anklang: So nutzt inzwischen über ein Drittel der Beschäftigten etwa das Onlineportal MeinePersonaldaten. Die Vereinheitlichung von Prozessen soll helfen, Ressourcen besser zu nutzen und eine gute Servicequalität zu gewährleisten.

Der Personalbericht betont in diesem Kapitel auch die Bedeutung der Mitbestimmung und der Zusammenarbeit mit den Personalräten, Gewerkschaften und Berufsverbänden. Mit diesen wurden 2022 insgesamt neun Vereinbarungen nach § 93 des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes geschlossen, unter denen diejenigen zum "Dienst an einem anderen Ort", zum Bewerbungsmanagementsystem (BMS) und zur Digitalen Personalakte hervorgehoben werden.

Führung

Im letzten Jahr wurde das neue Führungsleitbild der Arbeitgeberin Hamburg vom Staatsrätekollegium verabschiedet. Das Personalamt begleitet die Behörden und Ämter bei der Einführung durch Workshops und weitere Angebote.

Der Anteil weiblicher Spitzenführungskräfte konnte in den letzten zehn Jahren fast verdoppelt werden: Zum Stichtag 31. Dezember 2022 lag er bei 32,6 Prozent. Die Teilzeitquote der Führungskräfte lag bei 15,2 Prozent (Frauen 26,6 Prozent, Männer 5,4 Prozent). Bisher selten genutzt wird das Angebot der geteilten Führung im Tandem.

Nachbemerkung

Der Personalbericht 2023 zeichnet das Bild einer Verwaltung in Bewegung, die sich in einem schwierigen Umfeld vielen Herausforderungen stellen muss und dies auch zielgerichtet tut. Die Detailfülle, die sich aus dem Haupttext und dem gesonderten Tabellenanhang ergibt, kann hier natürlich nicht im Ansatz wiedergegeben werden. Bei Interesse sind die Dokumente im Internet leicht zu finden.

Quelle: Personalbericht 2023, Senat der Freien und Hansestadt Hamburg, Personalamt
Grafik © Personalamt

Fotos: (c) Personalamt

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